Land Brandenburg: Plattform für E-Rechnungsbearbeitung

Land Brandenburg: Elektronische Rechnungsbearbeitung

Ausgangssituation

Wie in kaum einem anderen Bereich der Unternehmens-IT unterliegen die Prozesse der Beschaffung und insbesondere der Rechnungsbearbeitung einer ständigen Rationalisierung und Automatisierung. Zwar werden die Eingangsrechnungen im Endergebnis meist durch eine kleine Gruppe von Personen bearbeitet, jedoch betrifft die Durchführung der Beschaffung und anschließend der Freigaben von Rechnungen de facto die gesamte Organisation. Beschaffungsprozesse können nur dann effizient gestaltet werden, wenn Bestellungen und Rechnungen in Papierform durch Daten im standardisierten Austauschverfahren ersetzt und ohne Systembrüche bearbeitet werden.

Der Ansatz

Um die Rationalisierung im Bereich der Beschaffung zu fördern, hat die EU bereits 2014 mit der sogenannten EU-Rechnungsrichtlinie eine europaweite Verpflichtung der öffentlichen Auftraggeber festgeschrieben, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zur Umsetzung der Richtlinie hat das Land Brandenburg ein Zentralprojekt für alle Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Landesverwaltung aufgesetzt. Dabei hat die LCSI das Land bei der Konzeptionierung, der Entwicklungskoordination und der Projektleitung unterstützt und beraten.

Das Ergebnis

Um die umfangreichen Anforderungen effizient und gleichermaßen wirtschaftlich zu erfüllen, wurde bei der Umsetzung der E-Rechnungsbearbeitung auf bestehende Systeme zurückgegriffen – das OZG-RE-Portal des Bundes und die Plattform für E-Zusammenarbeit EL.ZA-Plattform. Die über das Portal OZG-RE von den Rechnungsstellern eingereichten XRechnungen werden dort geprüft und zur anschließenden Weiterbearbeitung durch die Rechnungsempfänger an EL.ZA weitergeleitet. Als ressortübergreifender Mandant stellt EL.ZA einen zentralen Rechnungseingang und eine revisionssichere Ablage für alle Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung zur Verfügung.