Land Niedersachsen: Plattform für E-Aktenführung

Ausgangssituation

Neben der Umsetzung von Online-Diensten stellt die Einführung der Elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung stets ein Kern-Digitalisierungsprojekt der Öffentlichen Verwaltung dar. Erst beide Vorhaben zusammen bilden die Gesamtheit der Digitalisierung und erfordern somit ein Ineinandergreifen der Konzepte, Architekturen und Technologien. Um dies zu gewährleisten hat das Land Niedersachsen alle Maßnahmen zur Umsetzung der Digitalisierung in einem Masterplan Digitalisierung über alle Verwaltungsebenen zusammengefasst. Grundlage hierfür ist der von der Landesregierung am 18.09.2018 verabschiedete Handlungsplan „Digitale Verwaltung und Justiz“. Insgesamt wurden 16 Einzelprojekte gestartet, welche die Maßnahmen des Handlungsplans umsetzen und damit die Ziele der digitalen Verwaltung erreichen.

Der Ansatz

Die Einführung der Elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung ist stets ein facettenreiches Projekt, in dem organisatorische, technologische und betriebliche Aspekte vereint werden müssen. Gerade in der Skala eines Landes müssen dabei zahlreiche meist historische gewachsene Varianten der Aktenhaltung und -führung über eine möglichst konsequente Standardisierung vereinheitlicht werden. Hierzu wurde im Projekt ein Landesstandard erarbeitet, der die Grundlage der zurzeit stattfindenden Rollouts in den Landesbehörden darstellt.

Die Leistungen

Analog zur Umsetzung von Online-Diensten erfordert die Einführung der E-Akte umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen – von allgemeinem Know-How der Schriftgutverwaltung, über Standards, Technologien und Architekturen der Öffentlichen Verwaltung bis hin zur Prozessmodellierung und -optimierung. Das LCSI-Beratungsteam stellt die benötigten Kompetenzen zur Verfügung und berät die Ministerien umfassend und kompetent sowie die Landesbehörden bei der Einführung der E-Akte.